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Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati personali), si forniscono le seguenti informazioni.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è il Comune di Milano con sede in Piazza della Scala, 2 – 20121 Milano –Direzione Innovazione Tecnologica e Digitale, Sita in via G. Vico 18 – 20123 Milano – indirizzo mail: ITeD@comune.milano.it 

Data Protection Officer (DPO)

Il Comune di Milano ha nominato un proprio Responsabile per la protezione dei dati personali che può essere contattato all’ indirizzo e-mail: dpo@comune.milano.it 

Finalità

Il trattamento dei dati è finalizzato a:

1) consentire la prenotazione, la consultazione e la gestione degli appuntamenti dei servizi erogati dall’ente ed in particolare da:

· Servizi Civici;

· Servizi Educativi;

· Servizi per la Mobilità;

· Servizi Sociali;

· Servizi Sanzioni Amministrative;

· Servizi Tributari;

· Servizi Municipi

· Servizi Urbanistica

· Servizi di Polizia Locale

· Servizi di Riscossione

· Servizi di Informagiovani

· Servizi generici di accoglienza

2) rilevare il gradimento del servizio di prenotazione online ai fini del miglioramento continuo.

3) rilevare il gradimento dell’esperienza con i servizi anagrafici, di stato civile e di consulenza sui tributi ai fini del miglioramento continuo.

Base giuridica

I dati personali sono trattati nel rispetto delle condizioni previste dal Regolamento UE 2016/679 ed in particolare:

dall’art. 6 – par. 1 lett. e) - e dall’art. 2 ter del D.lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri in coerenza con la legge/Regolamento di cui è investito il titolare del trattamento in coerenza con le funzioni previste dal Testo Unico sull'Ordinamento degli enti locali (D.Lgs. 267/2000).

Per le attività connesse alla rilevazione della soddisfazione degli utenti:

- Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27/01/1994 “principi sull’erogazione dei servizi pubblici” e Direttiva del Ministro della Funzione Pubblica del 24/03/2004 “sulla rilevazione della qualità percepita dai cittadini”

- D.Lgs. 267/2000, “Testo unico sull'ordinamento degli enti locali”, art. 147, Tipologia dei controlli interni, lettera e)

- D.lgs. n.82/2005 “Codice dell'amministrazione digitale”, art. 7, c.3 modificato da D.Lgs 179/16, art. 8, c.1 e successive modifiche e integrazioni e con specifiche Direttive di settore

- D.lgs. 27 ottobre 2009, n. 150 “Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”, art. 19 bis e art.28; Regolamento sul sistema dei controlli interni del Comune di Milano (Deliberazione del Consiglio comunale n. 7/2013 art.16).

Tipologie dei dati trattati

Il servizio di prenotazione prevede la raccolta dei seguenti dati personali, in base alla tipologia di modalità di accesso:

1. Erogazione del servizio tramite autenticazione SPID/CIE/ID AZIENDA

Dati di autenticazione

2. Erogazione del servizio con accesso autenticazione temporanea

Nome, Cognome, numero di telefono, Indirizzo di posta Ordinaria per 120 min dopo la convalida dell’email

3. Dati richiesti a seconda della tipologia del servizio in riferimento alla prestazione erogata (esempio N° pratica, data di presentazione pratica, codice fiscale, telefono di contatto ecc..)

Ogni richiesta da parte degli interessati comporterà il trattamento dei dati connessi ad essa nel rispetto delle funzioni erogate dall’ente.

Il trattamento dei dati relativi ai punti 2) e 3) è strettamente correlato alla tipologia del servizio e risponde al principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alla finalità (il modulo di richiesta appuntamento è strutturato per ogni servizio al fine di raccogliere i dati necessari)

Il questionario di gradimento del servizio online di prenotazione dell’appuntamento è anonimo e raggiungibile dall’utente attraverso il link presente nell’email, inviata a conferma e a promemoria della prenotazione. Il questionario può essere compilato fino al giorno precedente all’appuntamento.

Per i servizi di cui al punto 2 delle finalità (esperienza con i servizi anagrafici, di stato civile e di consulenza sui tributi) è prevista una valutazione più approfondita dell’esperienza con i servizi utilizzati: al termine dell’appuntamento viene inviato all’indirizzo di posta elettronica dell’utente, un questionario anonimo in quanto le risposte fornite non vengono associate all’indirizzo email e sono elaborate in forma aggregata. Il questionario può essere compilato nei tre giorni successivi al ricevimento e successivamente disattivato.

L’utente che ha prenotato l’appuntamento autenticandosi con Spid/CIE/Id Azienda può annullare l'iscrizione alla ricezione di ulteriori sondaggi direttamente dalla email ricevuta.

Gli utenti che indicano di non aver risolto la propria situazione ed esplicitano la necessità di ulteriore assistenza, possono accedere tramite link ad un modulo online ed inserire i propri dati per chiedere di essere contattati. I dati forniti non sono associati alle risposte del questionario che pertanto si mantiene anonimo; un team dedicato di operatori del servizio Infoline richiamerà l’utente per gestire l’assistenza.

Per la gestione del sondaggio sono rilevate le seguenti informazioni, acquisite in forma anonima nelle risposte del questionario:

- modalità di accesso al servizio di prenotazione (tramite autenticazione SPID/CIE/ID AZIENDA o con autenticazione temporanea) senza ulteriori informazioni che possano condurre all’identificazione personale;

- giorno di prenotazione e di erogazione dell’appuntamento

- servizio prenotato e/o l’argomento oggetto di consulenza

- sede e modalità di erogazione dell’appuntamento (solo per la valutazione dell’esperienza complessiva di cui al punto 2 delle finalità)

- data e ora di compilazione del questionario

E’ inoltre presente una domanda a testo libero per motivare il giudizio espresso e nella quale è raccomandato di non inserire alcuna informazione che possa condurre all’identificazione personale; se rilevati, tali dati saranno cancellati.

ll software adottato per la rilevazione della soddisfazione degli utenti utilizza Cookie tecnici e Cookie tecnici di sessione per consentirne il corretto funzionamento, per maggiori informazioni consultare la pagina Privacy - Comune di Milano

Modalità di trattamento

Il trattamento si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali ed è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza. Viene effettuato anche con l’ausilio di strumenti elettronici coerentemente con le operazioni indicate nell’art. 4, punto 2, del Regolamento UE 2016/679.

Il servizio di prenotazione organizzato attraverso il sito istituzionale prevede la possibilità di optare per uno delle seguenti modalità di appuntamenti:

1) allo sportello presso le sedi dell’ente indicate in fase di prenotazione

2) telefonica con un operatore qualificato

3) allo sportello virtuale tramite uno strumento di video conferenza.

L’appuntamento potrà essere revocato in qualsiasi momento autonomamente utilizzando lo stesso servizio di prenotazione. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati per la gestione dell’appuntamento richiesto prima della revoca stessa.

La partecipazione ai sondaggi avviene su base volontaria e la mancata adesione non pregiudica l’erogazione del servizio ma solo la possibilità di esprimerne la valutazione e se previsto di accedere al modulo online per la richiesta di ulteriore assistenza.

Natura del trattamento

La richiesta di appuntamento implica necessariamente il trattamento dei dati di cui ai punti n. 1 e 2 del paragrafo “Tipologia dei dati trattati” in entrambe le modalità di accesso.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori (contrassegnati con asterisco) preclude la possibilità di dar corso alla prenotazione dell’appuntamento e alla successiva valutazione del servizio.

Comunicazione e diffusione

I dati personali non sono oggetto di comunicazione o di diffusione, salvo i casi in cui specifiche disposizioni di legge prevedano tale ultima operazione (es. autorità giudiziaria).

Le risposte fornite attraverso il questionario di gradimento del servizio di prenotazione e di gestione dell’esigenza sono elaborate e pubblicate sul sito istituzionale in forma anonima e aggregata

Categorie di destinatari dei dati

I trattamenti sono effettuati a cura delle persone autorizzate e impegnate alla riservatezza e preposte alle relative attività in relazione alle finalità perseguite.

Il trattamento dei dati viene effettuato anche da soggetti esterni all’Ente che assumono la funzione di Responsabile del trattamento ex art. 28 del Regolamento UE 2016/679:

· Enterprise Services Italia Srl, (manutenzione applicativi) sede legale in Cernusco sul Naviglio (MI), Via Achille Grandi, 4

· Municipia Spa (gestione back office appuntamenti) con sede legale in Trento (TN), Via Adriano Olivetti, 7,

· GPI Spa (gestione appuntamenti) con sede legale in Trento (TN), via Ragazzi del ’99, 13

· Intellera Consulting Srl (analisi dati e reportistica) con sede legale in Milano (MI) Via Gaetano de Castillia, 23

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e comunque per un periodo massimo di 2 anni oltre i quali i dati saranno eliminati.

Le informazioni acquisite per la gestione dei sondaggi saranno eliminate automaticamente allo scadere del link al questionario, ovvero il giorno precedente all’appuntamento prenotato per il sondaggio di cui al punto 2 delle finalità e il 3° giorno successivo all’appuntamento per il sondaggio di cui al punto 3 delle finalità.

I dati necessari all’invio del questionario saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti

Trasferimento dati verso paese terzi

I dati trattati per le predette finalità non sono trasferiti a paesi terzi all’esterno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE) o ad organizzazioni internazionali, fatte salve eventuali disposizioni normative.

Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dall’art. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 ed in particolare il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica o la limitazione, la portabilità, l’aggiornamento se incompleti o erronei e la cancellazione se sussistono i presupposti nonché di opporsi all’elaborazione rivolgendo la richiesta va rivolta al:

- Comune di Milano in qualità di Titolare, via G. Vico, n. 18 - 20123 Milano - Direzione Innovazione Tecnologica e Digitale, Sita in via G. Vico 18 – 20123 Milano – indirizzo mail: ITED@comune.milano.it 

oppure

- Responsabile per la protezione dei dati personali del Comune di Milano (Data Protection Officer - “DPO”) raggiungibile al seguente indirizzo e-mail: dpo@Comune.Milano.it 

Diritto di reclamo

Si informa infine che gli interessati, qualora ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (art. 77) hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, (https://www.garanteprivacy.it/) o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Modifiche

Il Titolare si riserva il diritto di apportare alla presente Informativa, a propria esclusiva discrezione ed in qualunque momento, tutte le modifiche ritenute opportune o rese obbligatorie dalle norme di volta in volta vigenti, dandone adeguata pubblicità agli interessati.